يقوم ديوان الخدمة المدنية باتخاذ عدة إجراءات عملية ستكون كفيلة لضمان إنجاح سجل إنجازات الموظف، حسب ماذكرته الأنباء.
وتأتي الإجراءات لتصبح أداة لتحفيز الموظفين، ولتكافؤ الفرص بشكل عادل وشفاف لجميع الموظفين عبر إعادة توزيع المهام والأعمال لتكون بشكل مستمر وثابت، وبذلك ضمان تحقيق الأهداف الموضوعة لسجل إنجازات الموظف.
وكشفت المصادر عن الإجراءات التي تضمن الاستفادة من جميع الكوادر البشرية بشكل فعال، وبذلك ينجح تطبيق سجل إنجازات الموظف، وهي:
1 ـ إعادة هيكلة توزيع المهام وتقييم الاحتياجات الفعلية، ويتم ذلك بإجراء تحليل وظيفي شامل لتحديد الأعمال الضرورية والفائضة، وتوزيع المهام بشكل عادل بناء على الكفاءات، وعدم ترك أي موظف دون مسؤوليات، وإلغاء الوظائف الزائدة عن الحاجة أو دمجها مع أخرى متشابهة.
2 ـ توفير بيئة عمل مناسبة للموظفين وتخصيص مساحات عمل أساسية مثل المقاعد والمكاتب والأدوات لجميع الموظفين، لأن عدم وجودها يخفض الإنتاجية ويشعرهم بعدم القيمة، وإذا كان العدد أكبر من الحاجة يمكن تطبيق نظام المناوبة أو العمل عن بعد أو العمل الجزئي لتقليل الازدحام.
3 ـ تطبيق نظام تقييم أداء مرحلي، ويتم ذلك بإجراء تقييم مبدئي لقياس أداء الموظفين وتحديد الملتزمين الذين يمكن تعظيم الاستفادة منهم، وإعادة توظيف غير المكلفين بأعمال في أقسام أخرى.
4 ـ وضع خطط تحفيز واستخدام نتائج التقييم لوضع مؤشرات قياسية واضحة في سجل الإنجازات.
5 ـ معالجة مشكلة الموظفين الذين بلا مهام بشكل عادل.
إذا كانت الجهة تعاني من فائض موظفين يمكن إعادة تدريبهم وتأهيلهم لوظائف أخرى داخل المؤسسة.
6 ـ إعادة تطبيق برامج الإعارة الداخلية أو الخارجية.
7 ـ التواصل الشفاف مع الموظفين وتوضيح الهدف من خلال عقد اجتماعات توضيحية لتوضيح أن سجل الإنجازات يهدف الى تحقيق مصالحهم من خلال العدالة في توزيع المهام ومكافأة المجتهدين واكتشاف مواهب الموظفين غير المستفاد منها.
8 ـ دعم النظام بحوافز وليس عقوبات فقط، وذلك بربط التقييم في سجل الإنجازات بمكافآت مادية أو معنوية مثل التدريب، الترقيات لاستثمار طاقة الموظفين غير المكلفين.
